Учет и вычеты по НДС по представительским расходам

Представительские расходы для целей налога на прибыль учитываются в прочих расходах в пределах норматива – 4% от расходов на оплату труда за налоговый (отчетный) период, в котором проведено представительское мероприятие (п. 2 ст. 264 НК РФ). Таким образом, размер норматива в течение года увеличивается вместе с увеличением расходов на оплату труда. Поэтому затраты на проведение представительского мероприятия в январе, не учтенные в расходах по нормативу I квартала, можно включить в расходы в следующих отчетных периодах по налогу на прибыль этого же года или по его итогам.

НДС по представительским расходам принимается к вычету только в пределах "прибыльного" норматива (п. 7 ст. 171 НК РФ). Счет-фактура по таким расходам регистрируется в книге покупок только в части сумм, принимаемых к вычету. Если "сверхнормативные" расходы предыдущего квартала уложатся в норматив в следующем квартале, то относящийся к ним НДС можно будет принять к вычету (Письмо Минфина от 06.11.2009 №03-07-11/285). Для этого счет-фактуру по ним надо зарегистрировать в книге покупок за этот квартал в части дополнительно принятого к вычету НДС. НДС по представительским расходам, не уложившимся в "прибыльный" норматив по итогам года, к вычету не принимается и в налоговых расходах не учитывается.

Рассмотри небольшой пример расчета суммы представительских расходов для целей налогообложения прибыли:

На проведение представительского мероприятия в 1 квартале организация потратила 35 400 руб. (в том числе НДС 5400 руб.). Во 2 квартале таких расходов у нее не было. Расходы организации на оплату труда составили:

• за 1 квартал - 477 000 руб. (в том числе на зарплату 450 000 руб., на ДМС 27 000 руб.);
• за 2 квартал - 530 000 руб. (в том числе на зарплату 500 000 руб., на ДМС 30 000 руб.).

Предельный размер представительских расходов, которые можно учесть, составляет:

• в 1 квартале - 19 080 руб. (477 000 руб. x 4%);
• в 1-м полугодии - 40 280 руб. ((477 000 руб. + 530 000 руб.) x 4%).

Представительские расходы за 1 квартал больше норматива (35 400 руб. - 5400 руб. > 19 080 руб.). Поэтому в 1 квартале:

• в составе представительских расходов можно учесть 19 080 руб.;
• к вычету можно принять "входной" НДС по этим расходам в сумме 3434,40 руб. (19 080 руб. x 18%).

Оставшуюся часть представительских расходов в сумме 10 920 руб. (35 400 руб. - 5400 руб. - 19 080 руб.) можно учесть для целей налогообложения прибыли в I полугодии. "Входной" НДС по этой части расходов в сумме 1965,60 руб. (5400 руб. - 3434,40 руб.) можно принять к вычету во 2 квартале.

Представительские расходы признаются на дату утверждения отчета о проведении представительского мероприятия (пп. 3, 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Как отмечают в Минфине, письмо от 11.10.2004 N 03-03-02-04/1/22 при упрощенной системе налогообложения представительские расходы для целей налогообложения учесть нельзя.